Pourquoi gérer les utilisateurs ?

Semji a été conçu pour s’adapter à toutes les tailles d’équipe, depuis le/la chargé.e de webmarketing, soutenu.e par un.e stagiaire, jusqu’à l’équipe de rédacteurs spécialisés, encadrée par un.e ou plusieurs managers. Ainsi, la plateforme dispose de différents niveaux de granularité pour gérer les contenus qui y sont produits et les utilisateurs qui y accèdent.

Bien maîtriser le niveau d’accès de chaque utilisateur de la plateforme permet d’affecter les actions et les responsabilités aux personnes correspondantes dans l’organisation et la hiérarchie physiques de votre entreprise.

Quelques exemples de fonctionnalités que vous souhaitez peut-être restreindre :

  • Activation du SSO SAML
  • Exclusion de certains mots-clés des recommandations d’Optimizations au sein des Drafts
  • Monitoring des performances globales des contenus
  • Contrôle des crédits d’analyse dépensés…

Affecter le bon niveau de droits aux utilisateurs de la plateforme permet aussi d’éviter des erreurs. Par exemple, vous pouvez éviter qu’un rédacteur crée un draft dans le Planning d’un autre site (un autre Workspace) que celui sur lequel il est sensé travailler, et dépense un crédit d’analyse par mégarde.

Comment gérer les utilisateurs ?

Les niveaux de droits des utilisateurs peuvent être définis au niveau de l’Organization et au niveau de chaque Workspace.

L’Organization rassemble votre entreprise et vos équipes dans Semji. Une Organization peut contenir plusieurs Workspaces, c’est-à-dire plusieurs sites web ou plusieurs marchés (langue/pays). Le Workspace est l’interface dans laquelle vous pouvez éditer les contenus. Ainsi, lorsque vous êtes connecté à un Workspace, vous êtes forcément membre de l’Organization.

Exemple : une Organization unique peut rassembler

  • Workspace 1 : monsite.com/fr
  • Workspace 2 : monsite.com/en
  • Workspace 3 : monautresite.com

Si les contenus de chacun de vos sites ou de vos marchés sont produits par des équipes distinctes, vous pouvez affecter à chaque utilisateur un accès au seul Workspace qui le concerne.

Exemple : vous pouvez décider d’accorder à votre équipe l’accès à toute l’Organization, c’est-à-dire à tous les Workspaces, ou alors seulement l’accès au Workspace 1 ou au Workspace 2.

Comprendre les niveaux de droit des utilisateurs

  1. Au niveau de l’Organization

Il existe 2 niveaux de droits à l’échelle de l’Organization :

  • Admin
  • Member

Chaque Organization doit avoir au minimum 1 Administrateur. Il s’agit du plus haut niveau de droits possible dans Semji.

L'Administrateur est généralement le tout premier utilisateur à rejoindre Semji grâce à l'envoi d'un lien d'invitation par son Customer Success Manager.

Il accède aux fonctionnalités suivantes dans les paramètres (Settings) de l'Organization :

  • La création et suppression des workspaces, ainsi que leur paramétrage
  • Le journal des dépenses de crédits d'analyse (“Credits logs”)
  • La possibilité de configurer la connexion en SSO SAML pour toutes les équipes d'utilisateurs (“Security”)
  • La création d'accès pour les autres utilisateurs et la génération d'emails d'invitation automatique (“Users”)

Interface de navigation d’un utilisateur au statut “Admin” à l’intérieur de l’Organization : les Settings sont accessibles et le nombre de crédits d’analyse restant est visible.

Depuis l’onglet “Users”, l’Administrateur de l’Organization peut gérer les accès des autres utilisateurs. Il peut :

  • Accorder l’accès à l’Organization complète ou à certains Workspaces seulement
  • Modifier le niveau de droits des utilisateurs de l’Organization en les définissant comme “Admin” ou comme “Member”.
  • Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
  • Supprimer leur accès à l’Organization

Un Member de votre Organization ne peut pas y inviter de nouveaux utilisateurs, et n’a pas accès aux paramétrages de l’Organization (l’onglet Settings).

Il peut néanmoins accéder à tous les Workspaces, ou seulement certains, en fonction des droits définis au moment de son invitation.

Interface de navigation d’un utilisateur au statut “Member” à l’intérieur de l’Organization : le bouton Settings n’est pas accessible, et le nombre de crédits d’analyse n’est pas visible.

2. Au niveau du Workspace

Il existe plusieurs niveaux de droits à l’échelle du Workspace :

  • Owner
  • Member
  • Guest Writer

Seul un utilisateur disposant du statut Owner peut inviter des utilisateurs à rejoindre le Workspace et gérer leurs accès.

Ainsi, la plupart du temps, les Admin de l’Organization sont aussi Owner des différents Workspaces, afin de pouvoir gérer les droits des utilisateurs à tous les niveaux.

Un utilisateur Owner dispose d’un accès au paramétrage (Settings) du Workspace :

  • La possibilité de renommer le workspace ou de le supprimer
  • La gestion des Content Status
  • L’exclusion des termes et mots-clés des recommandations Headings, Questions et Topics dans les drafts du Workspace. Par exemple : exclure les noms de marque de vos concurrents (onglet “Keywords relevance”)
  • L’ajout et la gestion des utilisateurs du Workspace (onglet “Users)
  • La connexion des outils analytiques, aussi appelés Service Integrations, comme Google Analytics, Search Console ou encore AT Internet.

Interface de navigation d’un utilisateur Owner du Workspace :
les Settings sont accessibles

Depuis l’onglet "Users", l’utilisateur Owner peut gérer les accès des autres utilisateurs :

  • Leur envoyer des invitations pour accéder à ce Workspace uniquement
  • Modifier le niveau de droits des utilisateurs de ce Workspace en les définissant comme “Owner”, comme “Member” ou comme “Guest Writer”
  • Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
  • Supprimer leur accès à ce Workspace

Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Member n’ont pas accès aux Settings du Workspace. Ils ont accès à toutes les autres fonctionnalités de la plateforme.

Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Guest Writer ont un accès limité aux fonctionnalités de la plateforme. Ils ne peuvent accéder qu’à l’onglet Planning.

Ce statut vous permet notamment d’inviter des rédacteurs freelances ou prestataires externes dans la plateforme, sans pour autant leur donner accès à des informations sensibles ou confidentielles (comme par exemple les performances de chiffre d’affaire de vos contenus, dans l’onglet Reports).

Gérer les accès des utilisateurs

  1. Ajouter des utilisateurs depuis l’Organization

A l’échelle de l’Organization, l’Admin est le seul qui peut inviter d’autres utilisateurs.

En tant qu’Admin, accédez aux Settings de l’Organization, comme vu précédemment :

Choisissez l’onglet “Users” puis cliquez sur le bouton “Invite Users”.

Vous pouvez alors sélectionner un ou plusieurs Workspaces appartenant à l’Organization, puis saisir les adresses mails des utilisateurs à qui vous souhaitez accorder l’accès.

Si vous cochez tous les Workspaces, l’utilisateur aura accès à toute l’Organization.

Vous pouvez saisir plusieurs adresses emails si vous souhaitez partager les mêmes Workspaces à plusieurs utilisateurs.

A savoir : ces utilisateurs possèdent par défaut le statut Member de l’Organization et Member des Workspaces partagés. Vous pouvez modifier leur niveau d’accès pour les définir en tant qu’Admin de l’Organization une fois que ces utilisateurs apparaissent dans votre liste.

Vous pouvez effectuer cette modification de statut même lorsqu’un utilisateur n’a pas encore accepté son invitation (ce qui vous est indiqué par la mention “Pending Invite”).

2. Ajouter des utilisateurs depuis le Workspace

A l’échelle du Workspace, le ou ses Owner(s) sont les seuls qui peuvent inviter d’autres utilisateurs à rejoindre ce Workspace.

En tant qu’Owner, accédez aux Settings du Workspace, comme vu précédemment :

Choisissez l’onglet Users et cliquez sur le bouton “Invite Users”.

Vous pouvez alors saisir les adresses emails des utilisateurs que vous souhaitez inviter à l’intérieur de ce Workspace.

Si ces utilisateurs ont déjà accès à d’autres Workspaces de votre Organization, leur adresse vous sera proposée en auto-complétion dans une liste déroulante.

A savoir : ces utilisateurs possèdent par défaut le statut Member du Workspace.

Vous pouvez modifier leur niveau d’accès pour les définir en tant que Owner ou Guest Writer à l’intérieur de ce Workspace une fois que ces utilisateurs apparaissent dans votre liste.

Les utilisateurs que vous avez invité à rejoindre Semji reçoivent ensuite un email les invitant à créer leur compte et leur résumant les Workspaces auxquels ils ont accès.

En cliquant sur “Join Now”, ils sont dirigés vers la plateforme Semji et invités à créer un mot de passe sécurisé associé à leur email, qui sera leur identifiant de connexion.

Ce lien de création de mot de passe est valable 30 jours à compter de sa réception et expire passé ce délai. Vous avez alors la possibilité de générer une nouvelle invitation en cliquant sur “Resend invite”. Vous pouvez aussi annuler cette invitation si l’adresse de l’utilisateur n’est plus valide ou que vous ne souhaitez plus qu’il rejoigne votre team Semji, en cliquant sur “Cancel invite”.

Accédez à ces deux options en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut de l’utilisateur concerné :

En résumé :

Quand ajouter mes utilisateurs dans l’Organization ?

  • Quand je souhaite leur accorder l’accès à plusieurs Workspaces d’un coup
  • Quand je souhaite ajouter plusieurs personnes au statut “Member” d’un ou plusieurs Workspaces
  • Quand je souhaite leur donner le statut Admin de l’Organization, c’est-à-dire la possibilité de modifier les paramétrages avancés de l’Organization et d’y inviter de nouveaux utilisateurs

Quand ajouter mes utilisateurs dans le Workspace ?

  • Quand je souhaite donner un accès à ce Workspace unique à un ou plusieurs utilisateurs
  • Quand je souhaite accorder un accès restreint (Guest Writer) à un ou plusieurs utilisateurs
  • Quand je souhaite leur donner le statut Owner de ce Workspace, c’est-à-dire la possibilité de modifier les paramétrages avancés du Workspace et d’y inviter de nouveaux utilisateurs

3. Inviter un utilisateur à réinitialiser son mot de passe

Cette option peut être utile si un utilisateur a oublié son mot de passe. Il peut lancer lui-même la procédure d’oubli de mot de passe, mais il peut aussi solliciter un Owner du Workspace ou un Admin de l’Organization pour le faire à sa place.

Par ailleurs, si la politique de sécurité de votre entreprise nécessite de réinitialiser les mots de passe des collaborateurs régulièrement ou ponctuellement à la suite d’un événement interne, cette option vous permet de le faire massivement en quelques clics.

Pour envoyer un email à un utilisateur et l’inviter à redéfinir son mot de passe, cliquez sur les trois points horizontaux à droite de son statut, et choisissez “Reset password”.

L’utilisateur reçoit alors un email lui proposant de choisir un nouveau mot de passe.

4. Retirer l’accès d’un utilisateur

L’Admin d’une Organization et l’Owner d’un Workspace peuvent retirer l’accès à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire.

Cette option est également accessible en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut d’un utilisateur :

En cliquant sur “Remove from Organization/Workspace”, vous ne permettez plus à cet utilisateur de se connecter à votre Organization ou Workspace Semji. Lors de sa prochaine tentative de connexion, un message d’erreur apparaîtra, lui indiquant qu’il n’a plus accès à l’Organization ou au Workspace en question.

N’effectuez cette action que si vous êtes certain.e que l’utilisateur ne doit plus accéder à l’ensemble de vos données sur Semji. Si vous souhaitez simplement restreindre ses droits d’accès, vous pouvez modifier son statut ou contacter votre Customer Success Manager qui saura vous conseiller sur la meilleure option.

Si vous avez retiré l’accès d’un utilisateur par erreur, vous pouvez l’inviter à nouveau en suivant la procédure d’ajout décrite ci-dessus.

Combien d'utilisateurs peuvent rejoindre Semji ?

La limite du nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre Semji est définie au niveau de l'Organization et est fonction de la formule d’abonnement dont vous disposez.

Cette limite vous a été communiquée dans votre contrat. N’hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager si vous souhaitez en savoir plus.

Une fois cette limite atteinte, un message d’alerte vous l’indique et vous ne pourrez plus inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre Organization ou vos Workspaces. Il vous faudra passer au plan supérieur pour ajouter de nouveaux membres à votre team Semji.

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