Lorsque vous créez un Draft de contenu, qu’il s’agisse d’un New Content ou d’un Updated Content, celui-ci prend par défaut le statut “to do”, c’est-à-dire “à faire”, à la manière dont fonctionnent les listes de tâches dans les outils classiques de gestion de projet.

Lorsque vous publiez un contenu dans votre CMS et le déclarez dans Semji en cliquant sur le bouton “Mark as Published” du Draft correspondant, ce Draft change automatiquement de statut pour basculer en “published”.

Le statut est donc un renseignement concernant l’étape à laquelle est rendue le contenu au sein de votre process ou workflow de production interne. Les deux étapes présentées plus haut “to do” et “published” sont importantes : elles permettent à la Plateforme Semji d’organiser vos contenus dans les différents onglets : votre Planning, vos Online Contents, vos Reports…

Mais vous pouvez aussi personnaliser votre workflow de production et ses étapes appelées “Content Status” : les renommer, en rajouter… voyons pourquoi et comment.

Pourquoi personnaliser les statuts des Drafts ?

Semji Platform est pensée comme un véritable outil de gestion de production, vous permettant d’intégrer à la fois les différents acteurs de votre process (les commanditaires, les rédacteurs, le/la responsable marketing…) mais aussi les différentes étapes de votre process de rédaction et d’optimisation interne : existe-t-il une étape de relecture menée par une team métier intervenant entre la rédaction et la publication ? Peut-être même plusieurs relectures si le sujet abordé est particulièrement complexe ? Peut-être souhaitez-vous matérialiser les différents allers-retours (v1, v2, v3…) entre phases de rédaction - correction et phases de relecture ? Semji s’adapte !

En personnalisant les statuts des Drafts, c’est-à-dire en ajoutant autant d’étapes que nécessaire, puis en renseignant pour chaque Draft le bon statut à un instant T, vous apportez à votre équipe une information précieuse. Chaque personne ou team en charge d’une étape peut trier et bientôt filtrer très facilement la liste des contenus sur lesquels elle doit intervenir. Après son action, elle peut ensuite passer le relais à une autre personne ou une autre team en basculant les contenus sur un statut différent. Finis les échanges de mail ou les commentaires dans les documents pour confirmer le passage à l’étape suivante !

A savoir : la modification du statut d’un Draft est accessible par tous les utilisateurs de votre workspace, quel que soit leur niveau de droits (qu’ils soient Guest Writer ou Owner sans distinction). Ainsi, il est de la responsabilité de chaque utilisateur de la plateforme Semji de renseigner le statut du ou des Drafts travaillés et ainsi de donner de la visibilité au reste de la team sur l’avancement du projet éditorial.

Comment personnaliser les intitulés des statuts au sein du workflow ?

Pour personnaliser les statuts de votre workflow de production, vous devez avoir le statut d’Owner de votre workspace.

N’hésitez pas à consulter notre article sur la gestion des utilisateurs pour vérifier le statut dont vous disposez grâce aux fonctionnalités accessibles dans votre interface.

1. Connectez-vous à votre interface Semji.

2. Cliquez sur la petite flèche à droite de votre avatar de profil et du nom de votre workspace pour déplier le menu qui vous permet de changer de workspace ou d’accéder aux paramètres.

3. A droite du workspace pour lequel vous souhaitez modifier les Content Status, cliquez sur la roue dentée.

4. Vous accédez à un onglet de paramétrage général de votre workspace, appelé “General Settings”.

5. Dans cet onglet, vous pouvez non seulement renommer ou supprimer votre Workspace, mais aussi modifier les Content Status qui s’affichent sur chaque Draft de votre Workspace, qu’il s’agisse d’un New Content ou d’un Updated Content.

6. Pour éditer un statut, il vous suffit de le survoler avec votre souris : un curseur apparaît alors, matérialisant le fait que l’intitulé du statut est modifiable.

A gauche du texte, vous pouvez cliquer sur le rond coloré pour modifier la couleur de ce statut.

Notre conseil : Les couleurs sont un repère visuel supplémentaire pour vos équipes et facilitent le tri ou l’identification des Drafts qui les concernent dans les onglets Planning ou Online Content. Nous vous recommandons d’affecter des couleurs bien distinctes à chaque étape pour éviter les confusions. Vous pouvez aussi opter pour le traditionnel trio “rouge orange vert”, facile à appliquer si votre processus ne comporte que 3 étapes.

Enfin, vous pouvez cliquer sur la petite croix à droite du statut pour le supprimer. Un message de confirmation apparaît alors, vous permettant d’éviter les erreurs de clics et de valider l’action souhaitée. La suppression du statut entraîne en effet sa suppression pour tous les Drafts en cours et à venir.

Un peu plus bas, une ligne “Add new status” vous permet de saisir une nouvelle étape, un nouveau statut pour vos Drafts. Vous pouvez alors personnaliser son intitulé et sa couleur de la même manière.

Ajoutez autant de nouveaux statuts que nécessaire pour vos équipes et le bon déroulement de votre projet éditorial !

Enfin, placez votre souris sur les quatres carrés gris à gauche du rond coloré pour déplacer un statut en “drag and drop” et le faire glisser à l’emplacement souhaité. Ré-ordonnez ainsi les étapes de votre process pour qu’elles correspondent à la réalité.

A noter : comme expliqué plus haut, les deux statuts “to do” et “published” ne sont actuellement pas modifiables car ils sont importants pour le bon fonctionnement de la Plateforme.

Notre conseil : choisissez des intitulés de statuts explicites, parlants pour vos équipes. Ainsi, utilisez des termes comme “relecture” ou “review” en anglais, “correction” ou “proof-reading”, ou encore accolez des numéros de version “v1, v2, v3…” afin d’identifier facilement les contenus plus chronophages et complexes que d’autres : si un contenu passe du statut “relecture V1” au statut “published”, on peut considérer qu’il a suivi le process classique et ne mérite pas particulièrement qu’on y revienne. En revanche, un contenu en “relecture v3” qui affiche peut-être en plus un retard au niveau de la Due Date, mérite une attention particulière : quelles sont les difficultés rencontrées ? Sont-elles liées au process ou aux sujets métier ?...

Comment changer le statut d’un Draft ?

Ces Content Status que vous avez défini dans le paramétrage de votre workspace se retrouvent ensuite sous la forme d’un menu déroulant pour chaque Draft que vous créez ou éditez au sein de la plateforme Semji.

Ils sont accessibles :

  • Lors de la création d’un Draft
    Via la méthode d’import de pages (Updated Content)

Via la méthode d’ajout de mot-clé (New Content)

  • Dans l’onglet Planning qui liste les contenus en cours de rédaction / optimisation.

En cliquant sur l’intitulé de la colonne “Status”, vous pouvez classer les contenus en fonction de leur statut, par ordre alphabétique. Une petite flèche vous indique alors le sens du classement : la flèche vers le bas indique un classement de A à Z, et la flèche vers le haut de Z à A.

A noter : le statut “Published” bénéficie d’un onglet dédié au sein du Planning. Il permet de mettre à part les contenus sur lesquels il n’y a a priori plus aucune action à mener… jusqu’à ce que vous décidiez que ce contenu mérite une nouvelle optimisation 😉

  • Et bien sûr, le statut du Draft est accessible dans l’éditeur du Draft. Vous pouvez donc le modifier à tout moment.

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