Gérer les utilisateurs de Semji

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Pourquoi gérer les utilisateurs ?

Semji a été conçu pour s’adapter à toutes les tailles d’équipe.  Ainsi, la plateforme dispose de différents niveaux de granularité pour gérer les contenus qui y sont produits et les utilisateurs qui y accèdent. Bien maîtriser le niveau d’accès de chaque utilisateur de la plateforme permet d’affecter les actions et les responsabilités aux personnes correspondantes dans l’organisation et la hiérarchie physiques de votre entreprise.

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Comment gérer les utilisateurs ?

Les niveaux de droits des utilisateurs peuvent être définis au niveau de l’Organisation et au niveau de chaque Espace de travail. L’Organisation rassemble votre entreprise et vos équipes dans Semji. Une Organisation peut contenir plusieurs Espaces de travail, c’est-à-dire plusieurs sites web ou plusieurs marchés (langue/pays). L’espace de travail est l’interface dans laquelle vous pouvez éditer les contenus. Ainsi, lorsque vous êtes connecté à un Espace de travail, vous êtes forcément membre de l’Organisation. Si les contenus de chacun de vos sites ou de vos marchés sont produits par des équipes distinctes, vous pouvez affecter à chaque utilisateur un accès au seul Espace de travail qui le concerne. Voici comment ajouter un utilisateur à une Organisation et un espace de travail Semji :  Étape 1 : Allez dans les paramètres de Semji  Étape 2 : Cliquez sur “Utilisateurs”  Étape 3 : Cliquez sur le bouton “Inviter des utilisateurs” Étape 4 : Sélectionnez-le ou les espaces de travail où vous souhaitez ajouter les utilisateurs Étape 5 : Entrez l’adresse mail que vous souhaitez ajouter à l’organisation ainsi qu’aux espaces de travail souhaités.  **Étape 6 : Cliquer sur le bouton “Envoyer l’invitation” **

Bon à savoir  💡***:*** ces utilisateurs possèdent par défaut le statut Membre de l’Organisation et Membre des espaces de travail partagés. Vous pouvez modifier leur niveau d’accès pour les définir en tant qu’Administrateur de l’organisation une fois que ces utilisateurs apparaissent dans votre liste.

Les utilisateurs que vous avez invité à rejoindre Semji reçoivent ensuite un email les invitant à créer leur compte et leur résumant les espaces de travail auxquels ils ont accès. En cliquant sur “Join Now”, ils sont dirigés vers la plateforme Semji et invités à créer un mot de passe sécurisé associé à leur email, qui sera leur identifiant de connexion. Vous pouvez également procéder à une connexion via un compte Google.  Ce lien de création de mot de passe est valable 30 jours à compter de sa réception et expire passé ce délai. Vous avez alors la possibilité de générer une nouvelle invitation en cliquant sur “Envoyer à nouveau une invitation”. Vous pouvez aussi annuler cette invitation si l’adresse de l’utilisateur n’est plus valide ou que vous ne souhaitez plus qu’il rejoigne votre Espace de travail Semji, en cliquant sur “Annuler l’invitation”. Accédez à ces deux options en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut de l’utilisateur concerné :

Bon à savoir : Vous pouvez monitorer l’accès à l’extension Semji mais également l’accès à la Suite AI+ comprenant Atomic Content, AI+ Content et AI Chat afin de contrôler l’utilisation des crédits IA dans la production de contenu.  
Au niveau des paramètres de l’Organisation, vous pouvez gérer l’accès à l’extension Semji Au niveau des paramètres de l’Espace de travail, vous pouvez gérer l’accès à la Suite AI+ 

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Comprendre les niveaux de droit des utilisateurs

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1. Au niveau de l’Organisation

Il existe 2 niveaux de droits à l’échelle de l’Organisation :

• Admin
• Membre

Chaque Organisation doit avoir au minimum 1 Administrateur. Il s’agit du plus haut niveau de droits possible dans Semji. L’Administrateur est généralement le tout premier utilisateur à rejoindre Semji grâce à l’envoi d’un lien d’invitation par son Customer Success Manager. Il accède aux fonctionnalités suivantes dans les paramètres.

• La création et suppression des espaces de travail, ainsi que leur paramétrage
• Le journal des dépenses de crédits d’analyse (“Historique des crédits”)
• La création d’accès pour les autres utilisateurs et la génération d’emails d’invitation automatique (“Utilisateurs”)

Depuis l’onglet “Utilisateurs”, l’Administrateur de l’Organisation peut gérer les accès des autres utilisateurs. Il peut :

• Accorder l’accès à l’Organisation complète ou à certains espaces de travail seulement
• Modifier le niveau de droits des utilisateurs de l’Organisation en les définissant comme “Admin” ou comme “Membre”.
• Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
• Supprimer leur accès à l’Organisation

Un Membre de votre Organisation ne peut pas y inviter de nouveaux utilisateurs, et n’a pas accès aux paramétrages de l’Organisation.  Il peut néanmoins accéder à tous les Espaces de travail, ou seulement certains, en fonction des droits définis au moment de son invitation.

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2. Au niveau de l’espace de travail

Il existe plusieurs niveaux de droits à l’échelle de l’espace de travail :

• Propriétaire
• Membre
• Rédacteur invité
• Rédacteur invité limité 

Seul un utilisateur disposant du statut de Propriétaire peut inviter des utilisateurs à rejoindre l’espace de travail et gérer leurs accès. Ainsi, la plupart du temps, les Admins de l’Organisation sont aussi Propriétaires des différents espaces de travail, afin de pouvoir gérer les droits des utilisateurs à tous les niveaux. Un utilisateur Propriétaire dispose d’un accès au paramétrage de l’espace de travail :

• La possibilité de renommer l’espace de travail ou de le supprimer
• La gestion des Statuts des contenus
• L’exclusion des termes et des mots-clés des recommandations Intentions de recherche, Questions et Termes associés dans les brouillons de l’espace de travail. Par exemple : exclure les noms de marque de vos concurrents (onglet “Mots-clés exclus”)
• L’ajout et la gestion des utilisateurs de l’espace de travail (onglet “Utilisateurs”)
• La connexion des outils analytiques, aussi appelés Service Intégrations, comme Google Analytics, Search Console, Piano Analytics, Adobe Analytics ou encore Piwik Pro 

Depuis l’onglet “Utilisateurs”, l’utilisateur Propriétaire peut gérer les accès des autres utilisateurs :

• Leur envoyer des invitations pour accéder à cet espace de travail uniquement
• Modifier le niveau de droits des utilisateurs de cet espace de travail en les définissant comme “Membre”, comme “Rédacteur invité” ou comme “Rédacteur invité limité”
• Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
• Supprimer leur accès à cet espace de travail

Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Membre n’ont pas accès aux Paramètres de l’espace de travail. Ils ont accès à toutes les autres fonctionnalités de la plateforme. Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Rédacteur invité ont un accès limité aux fonctionnalités de la plateforme. Ils ne peuvent accéder qu’à l’onglet Planning, et y voient les contenus assignés à tous les membres de l’espace de travail. Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Rédacteur invité limité ont un accès restreint aux fonctionnalités de la plateforme. Ils n’accèdent qu’à l’onglet Planning, en visualisant uniquement les contenus qui leur sont assignés.  Ces deux derniers statuts vous permettent notamment d’inviter des rédacteurs freelances ou des prestataires externes dans la plateforme, sans pour autant leur donner accès à des informations confidentielles comme l’onglet Rapports par exemple. 

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3. Inviter un utilisateur à réinitialiser son mot de passe

Cette option peut être utile si un utilisateur a oublié son mot de passe. Il peut lancer lui-même la procédure d’oubli de mot de passe, mais il peut aussi solliciter un Propriétaire de l’espace de travail ou un Admin de l’Organisation pour le faire à sa place. Pour envoyer un email à un utilisateur et l’inviter à redéfinir son mot de passe, cliquez sur les trois points horizontaux à droite de son statut, et choisissez “Réinitialiser le mot de passe”. L’utilisateur recevra alors un mail lui proposant de choisir un nouveau mot de passe.

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4. Retirer l’accès d’un utilisateur

L’Admin d’une Organisation et le propriétaire d’un espace de travail peuvent retirer l’accès à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire. Cette option est également accessible en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut d’un utilisateur : En cliquant sur “Supprimer de  “Organisation/Espace de travail”, vous ne permettez plus à cet utilisateur de se connecter à votre Organisation ou Espace de travail Semji. Lors de sa prochaine tentative de connexion, un message d’erreur apparaîtra, lui indiquant qu’il n’a plus accès à l’Organisation ou à l’espace de travail en question. Si vous avez retiré l’accès d’un utilisateur par erreur, vous pouvez l’inviter à nouveau en suivant la procédure d’ajout décrite ci-dessus.

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Combien d’utilisateurs peuvent rejoindre Semji ?

La limite du nombre d’utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre Semji est définie au niveau de l’Organisation et en fonction de la formule d’abonnement dont vous disposez. Cette limite vous a été communiquée dans votre contrat. N’hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager si vous souhaitez en savoir plus. Une fois cette limite atteinte, un message d’alerte vous l’indique et vous ne pourrez plus inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre Organisation ou vos Espaces de travail. Il vous faudra passer au plan supérieur ou souscrire à des utilisateurs supplémentaires. N’hésitez pas à vous rapprocher de l’Account Manager en charge de votre contrat Semji. Vous pouvez dès à présent gérer les utilisateurs de Semji ! ✅