Personnalisez les statuts des brouillons pour coller à votre process de production
Lorsque vous créez un brouillon de contenu, qu’il s’agisse d’un Nouveau Contenu ou d’un Contenu Existant, celui-ci prend par défaut le statut “to do”, c’est-à-dire “à faire”, à la manière dont fonctionnent les listes de tâches dans les outils classiques de gestion de projet.
Lorsque vous publiez un contenu dans votre CMS et le déclarez dans Semji en cliquant sur le bouton “Marquer comme publié” du brouillon correspondant, ce brouillon change automatiquement de statut pour basculer en “published”.
Le statut est donc un renseignement concernant l’étape à laquelle est rendue le contenu au sein de votre process ou workflow de production interne. Les deux étapes présentées plus haut “to do” et “published” sont importantes : elles permettent à la Plateforme Semji d’organiser vos contenus dans les différents onglets : votre Planning, vos Online Contents, vos Rapports…
Mais vous pouvez aussi personnaliser votre workflow de production et ses étapes appelées “Statuts des contenus” : les renommer, en rajouter… voyons pourquoi et comment.
Pourquoi personnaliser les statuts des brouillons ?
Semji Platform est pensée comme un véritable outil de gestion de production, vous permettant d’intégrer à la fois les différents acteurs de votre process (les commanditaires, les rédacteurs, le/la responsable marketing…) mais aussi les différentes étapes de votre process de rédaction et d’optimisation interne : existe-t-il une étape de relecture menée par une team métier intervenant entre la rédaction et la publication ? Peut-être même plusieurs relectures si le sujet abordé est particulièrement complexe ? Peut-être souhaitez-vous matérialiser les différents allers-retours (v1, v2, v3…) entre phases de rédaction - correction et phases de relecture ? Semji s’adapte !
En personnalisant les statuts des brouillons, c’est-à-dire en ajoutant autant d’étapes que nécessaire, puis en renseignant pour chaque brouillon le bon statut à un instant T, vous apportez à votre équipe une information précieuse. Chaque personne ou team en charge d’une étape peut trier et bientôt filtrer très facilement la liste des contenus sur lesquels elle doit intervenir. Après son action, elle peut ensuite passer le relais à une autre personne ou une autre team en basculant les contenus sur un statut différent. Finis les échanges de mail ou les commentaires dans les documents pour confirmer le passage à l’étape suivante !
A savoir : la modification du statut d’un brouillon est accessible par tous les utilisateurs de votre workspace, quel que soit leur niveau de droits (qu’ils soient Guest Writer ou Owner sans distinction). Ainsi, il est de la responsabilité de chaque utilisateur de la plateforme Semji de renseigner le statut du ou des brouillons travaillés et ainsi de donner de la visibilité au reste de la team sur l’avancement du projet éditorial.
Comment personnaliser les intitulés des statuts au sein du workflow ?
Pour personnaliser les statuts de votre workflow de production, vous devez avoir le statut d’Owner de votre workspace.
N’hésitez pas à consulter notre article sur la gestion des utilisateurs pour vérifier le statut dont vous disposez grâce aux fonctionnalités accessibles dans votre interface.
1. Connectez-vous à votre interface Semji.
2. Rendez-vous dans vos paramètres.
3. Vous accédez à un onglet de paramétrage général de votre espace de travail, appelé “Paramètres généraux”.
4. Dans cet onglet, vous pouvez non seulement renommer ou supprimer votre espace de travail, mais aussi modifier les statuts des contenus qui s’affichent sur chaque brouillon de votre espace de travail, qu’il s’agisse d’un Nouveau Contenu ou d’un Contenu Existant.
5. Pour éditer un statut, il vous suffit de le survoler avec votre souris : un curseur apparaît alors, matérialisant le fait que l’intitulé du statut est modifiable.
A gauche du texte, vous pouvez cliquer sur le rond coloré pour modifier la couleur de ce statut.
Notre conseil : Les couleurs sont un repère visuel supplémentaire pour vos équipes et facilitent le tri ou l’identification des brouillons qui les concernent dans les onglets Planning ou Online Content. Nous vous recommandons d’affecter des couleurs bien distinctes à chaque étape pour éviter les confusions. Vous pouvez aussi opter pour le traditionnel trio “rouge orange vert”, facile à appliquer si votre processus ne comporte que 3 étapes.
Enfin, vous pouvez cliquer sur la petite croix à droite du statut pour le supprimer. Un message de confirmation apparaît alors, vous permettant d’éviter les erreurs de clics et de valider l’action souhaitée. La suppression du statut entraîne en effet sa suppression pour tous les brouillons en cours et à venir.
Un peu plus bas, une ligne “Add new status” vous permet de saisir une nouvelle étape, un nouveau statut pour vos brouillons. Vous pouvez alors personnaliser son intitulé et sa couleur de la même manière.
Ajoutez autant de nouveaux statuts que nécessaire pour vos équipes et le bon déroulement de votre projet éditorial !
Enfin, placez votre souris sur les quatres carrés gris à gauche du rond coloré pour déplacer un statut en “drag and drop” et le faire glisser à l’emplacement souhaité. Ré-ordonnez ainsi les étapes de votre process pour qu’elles correspondent à la réalité.
A noter : comme expliqué plus haut, les deux statuts “to do” et “published” ne sont actuellement pas modifiables car ils sont importants pour le bon fonctionnement de la Plateforme.
Notre conseil : choisissez des intitulés de statuts explicites, parlants pour vos équipes. Ainsi, utilisez des termes comme “relecture” ou “review” en anglais, “correction” ou “proof-reading”, ou encore accolez des numéros de version “v1, v2, v3…” afin d’identifier facilement les contenus plus chronophages et complexes que d’autres : si un contenu passe du statut “relecture V1” au statut “published”, on peut considérer qu’il a suivi le process classique et ne mérite pas particulièrement qu’on y revienne. En revanche, un contenu en “relecture v3” qui affiche peut-être en plus un retard au niveau de la Due Date, mérite une attention particulière : quelles sont les difficultés rencontrées ? Sont-elles liées au process ou aux sujets métier ?...
Comment changer le statut d’un brouillon ?
Ces statuts des contenus que vous avez défini dans le paramétrage de votre espace de travail se retrouvent ensuite sous la forme d’un menu déroulant pour chaque brouillon que vous créez ou éditez au sein de la plateforme Semji.
Ils sont accessibles :
- Lors de la création d’un brouillon
Via la méthode d’import de pages (Contenu Existant)
Via la méthode d’ajout de mot-clé (Nouveau Contenu)
- Dans l’onglet Planning qui liste les contenus en cours de rédaction / optimisation.
En cliquant sur l’intitulé de la colonne “Status”, vous pouvez classer les contenus en fonction de leur statut, par ordre alphabétique. Une petite flèche vous indique alors le sens du classement : la flèche vers le bas indique un classement de A à Z, et la flèche vers le haut de Z à A.
A noter : le statut “Published” bénéficie d’un onglet dédié au sein du Planning. Il permet de mettre à part les contenus sur lesquels il n’y a a priori plus aucune action à mener… jusqu’à ce que vous décidiez que ce contenu mérite une nouvelle optimisation 😉
- Et bien sûr, le statut du brouillon est accessible dans l’éditeur du brouillon. Vous pouvez donc le modifier à tout moment.
