Pour ajouter des utilisateurs à votre Organisation ou votre Espace de travail et gérer leurs droits d'accès
Pourquoi gérer les utilisateurs ?
Semji a été conçu pour s’adapter à toutes les tailles d’équipe, depuis le/la chargé.e de webmarketing, soutenu.e par un.e stagiaire, jusqu’à l’équipe de rédacteurs spécialisés, encadrée par un.e ou plusieurs managers. Ainsi, la plateforme dispose de différents niveaux de granularité pour gérer les contenus qui y sont produits et les utilisateurs qui y accèdent.
Bien maîtriser le niveau d’accès de chaque utilisateur de la plateforme permet d’affecter les actions et les responsabilités aux personnes correspondantes dans l’organisation et la hiérarchie physiques de votre entreprise.
Quelques exemples de fonctionnalités que vous souhaitez peut-être restreindre :
- Activation du SSO SAML
- Exclusion de certains mots-clés des recommandations d’Optimisations au sein des brouillons
- Monitoring des performances globales des contenus
- Contrôle des crédits d’analyse dépensés…
Affecter le bon niveau de droits aux utilisateurs de la plateforme permet aussi d’éviter des erreurs. Par exemple, vous pouvez éviter qu’un rédacteur crée un brouillon dans le Planning d’un autre site (un autre espace de travail) que celui sur lequel il est sensé travailler, et dépense un crédit d’analyse par mégarde.
Comment gérer les utilisateurs ?
Les niveaux de droits des utilisateurs peuvent être définis au niveau de l’Organisation et au niveau de chaque Espace de travail.
L’Organisation rassemble votre entreprise et vos équipes dans Semji. Une Organisation peut contenir plusieurs Espaces de travail, c’est-à-dire plusieurs sites web ou plusieurs marchés (langue/pays). L'espace de travail est l’interface dans laquelle vous pouvez éditer les contenus. Ainsi, lorsque vous êtes connecté à un Espace de travail, vous êtes forcément membre de l’Organisation.
Exemple : une Organisation unique peut rassembler
- Espace de travail 1 : monsite.com/fr
- Espace de travail 2 : monsite.com/en
- Espace de travail 3 : monautresite.com
Si les contenus de chacun de vos sites ou de vos marchés sont produits par des équipes distinctes, vous pouvez affecter à chaque utilisateur un accès au seul Espace de travail qui le concerne.
Exemple : vous pouvez décider d’accorder à votre équipe l’accès à toute l’Organisation, c’est-à-dire à tous les Espaces de travail, ou alors seulement l’accès à l'Espace de travail 1 ou à l'Espace de travail 2.
Comprendre les niveaux de droit des utilisateurs
1. Au niveau de l’Organisation
Il existe 2 niveaux de droits à l’échelle de l’Organisation :
- Admin
- Member
Chaque Organisation doit avoir au minimum 1 Administrateur. Il s’agit du plus haut niveau de droits possible dans Semji.
L'Administrateur est généralement le tout premier utilisateur à rejoindre Semji grâce à l'envoi d'un lien d'invitation par son Customer Success Manager.
Il accède aux fonctionnalités suivantes dans les paramètres.
- La création et suppression des espaces de travail, ainsi que leur paramétrage
- Le journal des dépenses de crédits d'analyse (“Historique des crédits”)
- La possibilité de configurer la connexion en SSO SAML pour toutes les équipes d'utilisateurs (“Securité”)
- La création d'accès pour les autres utilisateurs et la génération d'emails d'invitation automatique (“Utilisateurs”)
Interface de navigation d’un utilisateur au statut “Admin” à l’intérieur de l’Organisation : les Settings sont accessibles et le nombre de crédits d’analyse restant est visible.
Depuis l’onglet “Utilisateurs”, l’Administrateur de l’Organisation peut gérer les accès des autres utilisateurs. Il peut :
- Accorder l’accès à l’Organisation complète ou à certains espaces de travail seulement
- Modifier le niveau de droits des utilisateurs de l’Organisation en les définissant comme “Admin” ou comme “Member”.
- Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
- Supprimer leur accès à l’Organisation
Un Member de votre Organisation ne peut pas y inviter de nouveaux utilisateurs, et n’a pas accès aux paramétrages de l’Organisation (l’onglet Settings).
Il peut néanmoins accéder à tous les Espaces de travail, ou seulement certains, en fonction des droits définis au moment de son invitation.
Interface de navigation d’un utilisateur au statut “Member” à l’intérieur de l’Organisation : le bouton Settings n’est pas accessible, et le nombre de crédits d’analyse n’est pas visible.
2. Au niveau de l'espace de travail
Il existe plusieurs niveaux de droits à l’échelle de l'espace de travail :
- Owner
- Member
- Guest Writer
- Limited Guest Writer
Seul un utilisateur disposant du statut Owner peut inviter des utilisateurs à rejoindre l'espace de travail et gérer leurs accès.
Ainsi, la plupart du temps, les Admin de l’Organisation sont aussi Owner des différents espaces de travail, afin de pouvoir gérer les droits des utilisateurs à tous les niveaux.
Un utilisateur Owner dispose d’un accès au paramétrage (Settings) de l'espace de travail :
- La possibilité de renommer l'espace de travail ou de le supprimer
- La gestion des Statut des contenus
- L’exclusion des termes et mots-clés des recommandations Intentions de recherche, Questions et Termes associés dans les brouillon de l'espace de travail. Par exemple : exclure les noms de marque de vos concurrents (onglet “Mots-clés exclus”)
- L’ajout et la gestion des utilisateurs de l'espace de travail (onglet “Utilisateurs")
- La connexion des outils analytiques, aussi appelés Service Intégrations, comme Google Analytics, Search Console ou encore AT Internet.
Interface de navigation d’un utilisateur Owner de l'espace de travail : les Settings sont accessibles
Depuis l’onglet "Utilisateurs", l’utilisateur Owner peut gérer les accès des autres utilisateurs :
- Leur envoyer des invitations pour accéder à cet espace de travail uniquement
- Modifier le niveau de droits des utilisateurs de cet espace de travail en les définissant comme “Owner”, comme “Member” ou comme “Guest Writer”
- Leur envoyer un lien pour modifier leur mot de passe
- Supprimer leur accès à cet espace de travail
Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Member n’ont pas accès aux Settings de l'espace de travail. Ils ont accès à toutes les autres fonctionnalités de la plateforme.
Les utilisateurs dont le niveau d’accès est Guest Writer ont un accès limité aux fonctionnalités de la plateforme. Ils ne peuvent accéder qu’à l’onglet Planning, et y voient les contenus assignés à tous les membres de l'espace de travail.
Les utilisateurs dont le niveau d'accès est Limited Guest Writer ont un accès restreint aux fonctionnalités de la plateforme. Ils n'accèdent qu'à l'onglet Planning, en visualisant uniquement les contenus qui leur sont assignés. Ils peuvent assigner des brouillons à d'autres utilisateurs, mais ne les verront plus dans leur interface.
Ces deux derniers statuts vous permettent notamment d’inviter des rédacteurs freelances ou prestataires externes dans la plateforme, sans pour autant leur donner accès à des informations sensibles ou confidentielles (comme par exemple les performances de chiffre d’affaire de vos contenus, dans l’onglet Rapports).
Gérer les accès des utilisateurs
1. Ajouter des utilisateurs depuis l’Organisation
A l’échelle de l’Organisation, l’Admin est le seul qui peut inviter d’autres utilisateurs.
En tant qu’Admin, accédez aux paramètres comme vu précédemment.
Choisissez l’onglet “Utilisateurs” puis cliquez sur le bouton “Inviter des utilisateurs”.
Vous pouvez alors sélectionner un ou plusieurs espaces de travail appartenant à l’Organisation, puis saisir les adresses mails des utilisateurs à qui vous souhaitez accorder l’accès.
Si vous cochez tous les espaces de travail, l’utilisateur aura accès à toute l’Organisation.
Vous pouvez saisir plusieurs adresses emails si vous souhaitez partager les mêmes espaces de travail à plusieurs utilisateurs.
A savoir : ces utilisateurs possèdent par défaut le statut Member de l’Organisation et Member des espaces de travail partagés. Vous pouvez modifier leur niveau d’accès pour les définir en tant qu’Admin de l’Organisation une fois que ces utilisateurs apparaissent dans votre liste.
Vous pouvez effectuer cette modification de statut même lorsqu’un utilisateur n’a pas encore accepté son invitation (ce qui vous est indiqué par la mention “Pending Invite”).
2. Ajouter des utilisateurs depuis l'espace de travail
A l’échelle de l'espace de travail, le ou ses Owner(s) sont les seuls qui peuvent inviter d’autres utilisateurs à rejoindre cet espace de travail.
En tant qu’Owner, accédez aux Settings de l'espace de travail, comme vu précédemment :
Choisissez l’onglet Utilisateurs et cliquez sur le bouton “Inviter des utilisateurs”.
Vous pouvez alors saisir les adresses emails des utilisateurs que vous souhaitez inviter à l’intérieur de cet espace de travail
Si ces utilisateurs ont déjà accès à d’autres espaces de travail de votre Organisation, leur adresse vous sera proposée en auto-complétion dans une liste déroulante.
A savoir : ces utilisateurs possèdent par défaut le statut Member de l'espace de travail
Vous pouvez modifier leur niveau d’accès pour les définir en tant que Owner ou Guest Writer à l’intérieur de cet espace de travail une fois que ces utilisateurs apparaissent dans votre liste.
Les utilisateurs que vous avez invité à rejoindre Semji reçoivent ensuite un email les invitant à créer leur compte et leur résumant les espaces de travail auxquels ils ont accès.
En cliquant sur “Join Now”, ils sont dirigés vers la plateforme Semji et invités à créer un mot de passe sécurisé associé à leur email, qui sera leur identifiant de connexion.
Ce lien de création de mot de passe est valable 30 jours à compter de sa réception et expire passé ce délai. Vous avez alors la possibilité de générer une nouvelle invitation en cliquant sur “Resend invite”. Vous pouvez aussi annuler cette invitation si l’adresse de l’utilisateur n’est plus valide ou que vous ne souhaitez plus qu’il rejoigne votre team Semji, en cliquant sur “Cancel invite”.
Accédez à ces deux options en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut de l’utilisateur concerné :
En résumé :
Quand ajouter mes utilisateurs dans l’Organisation ?
- Quand je souhaite leur accorder l’accès à plusieurs espaces de travail d’un coup
- Quand je souhaite ajouter plusieurs personnes au statut “Member” d’un ou plusieurs espaces de travail
- Quand je souhaite leur donner le statut Admin de l’Organisation, c’est-à-dire la possibilité de modifier les paramétrages avancés de l’Organisation et d’y inviter de nouveaux utilisateurs
Quand ajouter mes utilisateurs dans l'espace de travail?
- Quand je souhaite donner un accès à cet espace de travail unique à un ou plusieurs utilisateurs
- Quand je souhaite accorder un accès restreint (Guest Writer ou Limited Guest Writer) à un ou plusieurs utilisateurs
- Quand je souhaite leur donner le statut Owner de cet espace de travail, c’est-à-dire la possibilité de modifier les paramétrages avancés de l'espace de travail et d’y inviter de nouveaux utilisateurs
3. Inviter un utilisateur à réinitialiser son mot de passe
Cette option peut être utile si un utilisateur a oublié son mot de passe. Il peut lancer lui-même la procédure d’oubli de mot de passe, mais il peut aussi solliciter un Owner de l'espace de travail ou un Admin de l’Organisation pour le faire à sa place.
Par ailleurs, si la politique de sécurité de votre entreprise nécessite de réinitialiser les mots de passe des collaborateurs régulièrement ou ponctuellement à la suite d’un événement interne, cette option vous permet de le faire massivement en quelques clics.
Pour envoyer un email à un utilisateur et l’inviter à redéfinir son mot de passe, cliquez sur les trois points horizontaux à droite de son statut, et choisissez “Reset password”.
L’utilisateur reçoit alors un email lui proposant de choisir un nouveau mot de passe.
4. Retirer l’accès d’un utilisateur
L’Admin d’une Organisation et l’Owner d’un espace de travail peuvent retirer l’accès à un ou plusieurs utilisateurs si nécessaire.
Cette option est également accessible en cliquant sur le pictogramme des trois points horizontaux à droite du statut d’un utilisateur :
En cliquant sur “Remove from Organisation/Workspace”, vous ne permettez plus à cet utilisateur de se connecter à votre Organisation ou Espace de travail Semji. Lors de sa prochaine tentative de connexion, un message d’erreur apparaîtra, lui indiquant qu’il n’a plus accès à l’Organisation ou à l'espace de travail en question.
N’effectuez cette action que si vous êtes certain.e que l’utilisateur ne doit plus accéder à l’ensemble de vos données sur Semji. Si vous souhaitez simplement restreindre ses droits d’accès, vous pouvez modifier son statut ou contacter votre Customer Success Manager qui saura vous conseiller sur la meilleure option.
Si vous avez retiré l’accès d’un utilisateur par erreur, vous pouvez l’inviter à nouveau en suivant la procédure d’ajout décrite ci-dessus.
Combien d'utilisateurs peuvent rejoindre Semji ?
La limite du nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre Semji est définie au niveau de l'Organisation et est fonction de la formule d’abonnement dont vous disposez.
Cette limite vous a été communiquée dans votre contrat. N’hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager si vous souhaitez en savoir plus.
Une fois cette limite atteinte, un message d’alerte vous l’indique et vous ne pourrez plus inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre Organisation ou vos Espaces de travail . Il vous faudra passer au plan supérieur pour ajouter de nouveaux membres à votre team Semji.
